二、員工報到應注意事項-員工資料表與工作規則
※人資一點通
暑假到了，社會新鮮人開始進入職場，這時節正是人資部的旺季。有關員工的報到，除了要簽下各類型聘僱契約外[註1]，員工資料表也是公司必備的文件之一，勞動基準法第7條規定「雇主應置備勞工名卡，登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。」
個人資料保護法第2條第1款規定「個人資料：指自然人之姓名、出生年月日、國民身分證統一編號、護照號碼、特徵、指紋、婚姻、家庭、教育、職業、病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查、犯罪前科、聯絡方式、財務情況、社會活動及其他得以直接或間接方式識別該個人之資料。」所以公司請員工填載員工資料表屬於個人資料保護法第2條第3款規定的「蒐集」個人資料，公司依勞動基準法固然有權蒐集個人資料，但HR必須注意，並不是把員工各種資料蒐集的越齊全越好。
還是有如下幾點要注意：
1、原則上有關病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查及犯罪前科之個人資料，不得蒐集、處理或利用，除非有個人資料保護法第6條第1項但書所列的情形之一才可[註2]。
2、蒐集的個人資料應該與其職務相關。
3、人資應與資訊單位合作，建立適當之安全措施，防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失或洩漏。
同樣的，若公司有建立通訊錄供所有同仁下載使用，這種通訊錄只可記載員工姓名、部門、職稱、職務、公務電話，不可提供私人手機號碼、居所地址、電話、血型、興趣等與工作無關的資料。
此外，勞動基準法第70條規定「雇主僱用勞工人數在三十人以上者，應依其事業性質，就左列事項訂立工作規則，報請主管機關核備後並公開揭示之：（下略）[註3]」三十人以下的公司並沒有強制要訂立工作規則，可是隨著公司規模的擴大，一旦勞工人數達到三十人，公司就必須訂立工作規則，並且函報主管機關核備後公開揭示[註4]，這裡的勞工人數以同一雇主僱用適用勞動基準法之勞工人數計算，包括分支機構之僱用人數[註5]。
A2：員工資料表只能填與員工職務相關的資料，所以像「兄弟姊妹」「興趣」這類欄位應刪除。有關銀行帳戶，若公司採匯款方式給付薪資，則可請員工填載匯款帳戶並提供存摺影本給公司留存，但其他往來銀行則不需要。另外，公司宜建立各種聘僱契約範本，於員工報到時請員工簽章並經公司用印後，由公司及員工個留存1份，以明確勞資雙方的權利義務。最後，公司如訂有工作規則，員工報到時也應提供紙本閱覽或上網下載的管道，使員工明瞭各種工作規範、權利、福利及義務。
[1] 依照民法對於契約成立的規定，「一般的」勞動契約、聘僱氣約並不強制簽訂書面契約，口頭談好條件契約就可成立；但站在明確契約雙方當事人權利義務的角度來看，彭敍明律師還是建議簽訂內容明確的合約書為宜。
[2] 一、法律明文規定。二、公務機關執行法定職務或非公務機關履行法定義務必要範圍內，且事前或事後有適當安全維護措施。三、當事人自行公開或其他已合法公開之個人資料。四、公務機關或學術研究機構基於醫療、衛生或犯罪預防之目的，為統計或學術研究而有必要，且資料經過提供者處理後或經蒐集者依其揭露方式無從識別特定之當事人。五、為協助公務機關執行法定職務或非公務機關履行法定義務必要範圍內，且事前或事後有適當安全維護措施。六、經當事人書面同意。但逾越特定目的之必要範圍或其他法律另有限制不得僅依當事人書面同意蒐集、處理或利用，或其同意違反其意願者，不在此限。
[3] 一、工作時間、休息、休假、國定紀念日、特別休假及繼續性工作之輪班方法。二、工資之標準、計算方法及發放日期。三、延長工作時間。四、津貼及獎金。五、應遵守之紀律。六、考勤、請假、獎懲及升遷。七、受僱、解僱、資遣、離職及退休。八、災害傷病補償及撫卹。九、福利措施。十、勞雇雙方應遵守勞工安全衛生規定。十一、勞雇雙方溝通意見加強合作之方法。十二、其他。
[4] 勞動基準法施行細則第37條規定「雇主於僱用勞工人數滿三十人時應即訂立工作規則，並於三十日內報請當地主管機關核備。」
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